Le bulletin de paie

Sa remise

Lors du paiement du salaire, l’employeur remet au salarié une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

Est-il soumis à une forme particulière ?

Il n’est soumis à aucune condition de forme mais doit être lisible et compréhensible. L’employeur peut remettre au salarié :

• un bulletin de paie sous forme papier, imprimé ou manuscrit ;
• un bulletin de paie sous forme électronique.

Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie sous forme électronique devient le principe et le format papier l’exception. Lorsque l’employeur décide de recourir à ce type de bulletin de paie, il en informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant sa première émission ou au moment de l’embauche, de son droit de s’y opposer.

Sa remise s’effectue dans des conditions garantissant l’intégrité, la disponibilité (au moins 50 ans) et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité (CPA).

La simplification du bulletin de paie

Le bulletin de paie a fait l’objet d’une rédaction simplifiée concernant les informations relatives aux cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle. Les informations relatives aux cotisations de protection sociale sont regroupées par risque couvert. Les autres contributions relevant de l’employeur sont regroupées en une seule ligne. D’autres mentions destinées à mieux informer les salariés sur le coût du travail font leur apparition.

Les nouveaux intitulés pour le regroupement sont :

• santé ;

• accident du travail (AT) – maladies professionnelles (MP) ;

• retraite ;

• famille-sécurité sociale ;

• assurance chômage ;

• autres contributions dues par l’employeur ;

• cotisations statutaires ou prévues par la convention collective ;

• CSG non imposable à l’impôt sur le revenu ;

• CSG/CRDS imposable à l’impôt sur le revenu ;

• allègements de cotisations.

Depuis le 1er janvier 2018, il est obligatoire pour toutes les entreprises.

Mentions sur le bulletin de paie

 Quelles sont les mentions obligatoires ?

Il doit comporter toutes les mentions obligatoires prescrites par la loi :

• Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié
• Le numéro de la nomenclature des activités françaises (code NAF) attribué par l’INSEE à l’entreprise caractérisant son activité principale.
• L’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au Code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.
• Le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable (sa position est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué).
• La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes : la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours ; l’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail.
• La nature et le montant des accessoires du salaire soumis aux cotisations salariales et patronales(montant des cotisations).

Le montant de la rémunération brute du salarié. Le fait que le salarié accepte sans protestation ni réserve le bulletin de paie ne signifie pas qu’il renonce aux sommes qui lui sont dues. Il dispose d’un délai de 3 ans pour en réclamer le paiement.

• Le montant et l’assiette des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ainsi que, pour les cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge du salarié, leurs taux.
• La nature et le montant des versements et retenues autres que celles mentionnées effectués sur la période, notamment au titre de la prise en charge des frais de transport public ou personnel (versement mobilité).
• L’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versé au salarié en l’absence de retenue ou prélevé à la source.
• Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié.
• La date de paiement du salaire.
• Les dates de congés payés ainsi que le montant de l’indemnité correspondante lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée.
• Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales appliquées à la rémunération.
• Le montant total versé par l’employeur, la somme de la rémunération et des cotisations et contributions à la charge de l’employeur et, déduction faite des exonérations et exemptions des mêmes cotisations et contributions.
• La mention de la rubrique dédiée au bulletin ou fiche de paie sur le portail www.service-public.fr.
• La mention incitant le salarié à conserver son bulletin de salaire sans limitation de durée.

L’employeur se rend coupable de dissimulation d’emploi salarié lorsqu’il se soustrait intentionnellement à son obligation de délivrance du bulletin de paie (sanction pénale).

 Quelles sont les mentions facultatives ?

Le bulletin de paie peut comporter certaines mentions facultatives, mais utiles, concernant notamment :

• le montant du salaire versé brut cumulé depuis le début de l’année ;

• le montant du salaire net imposable cumulé depuis le début de l’année. En l’absence de cette mention, l’employeur doit informer le salarié, une fois par an, du cumul du net imposable à déclarer à l’administration fiscale ;

• le nombre de jours de congés payés pris, restant à prendre et ceux acquis…

 Quelles sont les mentions interdites ?

Toute mention portant atteinte au droit des personnes et aux libertés individuelles et collectives est interdite sur le bulletin de paie.

Pas de mention relative à l’exercice du droit de grève : les retenues pour heures de grève doivent apparaître en utilisant une expression neutre telle que « absence non rémunérée ».

ET

Pas de mention relative à l’activité de représentation des salariés : les heures de délégation prises pendant le temps de travail ne doivent pas être distinguées des autres heures de travail effectif. Si elles sont prises en dehors de l’horaire de travail, elles doivent apparaître sous une expression neutre telle que : « autres heures ». Une fiche annexée au bulletin de paie permet d’identifier les heures de délégation.

Quelles sont les annexes au bulletin de paie ?

L’employeur peut être amené à délivrer au salarié, en complément du bulletin de paie, des annexes destinées à lui apporter certaines informations obligatoires relatives :

• à la durée du travail : le nombre d’heures acquis au titre de la contrepartie obligatoire en repos ou/et du repos compensateur de remplacement, le décompte des jours RTT, le récapitulatif des heures d’astreinte accomplies par le salarié ainsi que la compensation correspondante… ;
• à l’épargne salariale : les modalités de la répartition de la participation ou/et de l’intéressement ainsi que les droits attribués au salarié ;
• à la simplification du bulletin de paie : le récapitulatif annuel des cotisations salariales et patronales ; à l’activité des salariés représentant du personnel : la nature du mandat, les heures de délégation utilisées ainsi que le montant de la rémunération.

Quelle est la durée de conservation des bulletins de paie ?

L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant 5 ans.

Il peut être dérogé à la conservation des bulletins de paie, pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques.

En cas d’utilisation d’un fichier informatique nominatif, l’employeur doit le déclarer à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Les agents de contrôle doivent avoir accès aux doubles des bulletins de paie ou à tout support utilisé par l’employeur pour la conservation des bulletins de paie.

Le Chèque-emploi

 Le titre emploi-service entreprise (TESE)

Le titre emploi-service entreprise (TESE) est utilisable sur l’ensemble du territoire par toute entreprise occupant moins de 20 salariés (en CDI, en CDD ou en contrat d’apprentissage).

L’employeur adhérant à ce dispositif doit l’utiliser pour l’ensemble de ses salariés.

L’utilisation du TESE, qui inclut un volet de cotisations sociales, permet à l’employeur :

• de s’acquitter des principales obligations administratives liées au recrutement et à l’emploi. En utilisant le TSE, l’employeur est réputé avoir satisfait à l’établissement du contrat de travail, à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), aux formalités relatives à la visite d’embauche, à la déclaration des cotisations et à la production du bulletin de paie, à la délivrance du certificat de travail… ;
• d’effectuer les déclarations et le paiement afférents aux cotisations et aux contributions dues au régime général de Sécurité sociale, au régime d’assurance chômage et aux régimes de retraites complémentaires et de prévoyance obligatoires.

L’organisme habilité délivre une attestation mensuelle d’emploi qui se substitue à la remise du bulletin de paie :

• soit directement à l’employeur pour remise au salarié ;

• soit directement au salarié si sa période d’emploi n’excède pas 31 jours calendaires.

 Le chèque-emploi associatif

Le chèque-emploi associatif permet à une association ou fondation à but non lucratif employant au plus 20 salariés de rémunérer ses salariés et d’effectuer les déclarations obligatoires.

Il ne peut être utilisé qu’avec l’accord du salarié concerné. C’est le centre national chèque-emploi associatif qui envoie au salarié une attestation d’emploi valant bulletin de paie.

La rémunération portée sur le chèque-emploi associatif inclut une indemnité de congés payés dont le montant est égal au 1/10e de la rémunération totale brute due au salarié pour les prestations réalisées.